komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi tenaga pelaksananya dan laporan
yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang:
1. Jumlah penapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.
2. Posisi keuangan perusahaan yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu
saat tertentu.
3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai
pendapatan, biaya, aktiva, ekuitas seperti misalnya; penjualan, piutang, pembelian,
utang dll.
4. Informasi lain yang harus disajikan pada stakeholder, misalnya kantor pajak, kreditur,
investor dll.
Sistem Pembelian Bahan Baku CV. Maju Budhi Mundur
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan pada Sistem Akuntansi
Pembelian:
a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
b. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Kartu Utang
Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang berisi
rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap
krediturnya.
d. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi jenis persediaan.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian meliputi :
a. Prosedur Permintaan Pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok.
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan seringkali
menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga
sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :
1). Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2). Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
3). Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
c. Prosedur order pembelian.
Fungsi pembelian mengirim surat oeder pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah
dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang
dari pemasok.
e. Prosedur pencatatan utang.
Fungsi akuntansi memerikasa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan
utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern terdiri dari :
a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang.
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,
untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi
pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat
yang lebih tinggi.
5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar
yang didukung dengan surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Praktik yang Sehat
1) Surat pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2) Surat order pembelian bernomor urut tercetakdan pekaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiaanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian
dari fungsi pembelian.
6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan
tembusan surat order pembelian.
7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur
tersebut diproses untuk dibayar.
8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar.
9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk
memperoleh potongan tunai.
10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas”
oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikrimkan kepada
pemasok.
Gambar bagan alir sistem pembelian (lanjutan)
Catatan :
SPP : Surat Penerimaan Pembelian
SOP : Surat Order Pembelian
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
PH : Penawaran Harga
0 komentar:
Post a Comment