Pengendalian Dan Sistem Informasi Akutansi

Ancaman-ancaman atas SIA

1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

– Kebakaran atau panas yang berlebihan

– Banjir, gempa bumi

– Badai angin, dan perang

2. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

– Kegagalan hardware

– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.

– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

3. Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

– Kesalahan tidak disengaja karen teledor

– Kehilangan atau salah meletakkan

– Kesalahan logika

– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

4. Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

– sabotase

– Penipuan komputer

– Penggelapan

Ancaman-ancaman SIA meningkat itu disbabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

a. Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

2. Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
3. WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Lingkungan Pengendalian

• Komponen pertama dari model pengendalian internal COSO adalah : lingkungan pengendalian.

• Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

a. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

b. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi

c. Struktur organisasional

d. Badan audit dewan komisaris

e. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab

f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

g. Pengaruh-pengaruh eksternal

• Komponen kedua dari model pengendalian internal COSO adalah kegiatan-kegiatan pengendalian.

• Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

2. Pemisahan tugas

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai

5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Penilaian Resiko

• Komponen ketiga dari model pengendalian internal COSO adalah Penilaian resiko.

• Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

1. strategis — melakukan hal yang salah

2. Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah

3. Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat

4. informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

• Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, taitu :

1. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai

2. Akses sistem yang tidak diotorisasi

3. Penyadapan transmisi data

4. Hilangnya integritas data

5 Transaksi yang tidak lengkap

6 Kegagalan sistem

7 Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

• Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris

• Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

Informasi dan Komunikasi

1. Komponen keempat dari model pengendalian internal COSO adalah informasi dan komunikasi .

2. Akuntan harus memahami berikut ini :

• Bagaimana transaksi diawali

• Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

• Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui

• Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi

• Bagaimana informasi dilaporkan

3. Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
4. Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.
5. Komponen kelima dari model pengendalian internal COSO adalah pengawasan.
6. Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup :

• Supervisi yang efektif

• Pelaporan yang bertanggungjawab

• Audit internal

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan termasuk

komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi tenaga pelaksananya dan laporan

yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan

menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang:

1. Jumlah penapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.

2. Posisi keuangan perusahaan yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu

saat tertentu.

3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai

pendapatan, biaya, aktiva, ekuitas seperti misalnya; penjualan, piutang, pembelian,

utang dll.

4. Informasi lain yang harus disajikan pada stakeholder, misalnya kantor pajak, kreditur,

investor dll.

Sistem Pembelian Bahan Baku CV. Maju Budhi Mundur

Catatan-catatan akuntansi yang digunakan pada Sistem Akuntansi

Pembelian:

a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

b. Jurnal Pembelian

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

c. Kartu Utang

Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang berisi

rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap

krediturnya.

d. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi jenis persediaan.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi pembelian meliputi :

a. Prosedur Permintaan Pembelian.

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok.

Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan seringkali

menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga

sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut :

1). Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

2). Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

3). Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

c. Prosedur order pembelian.

Fungsi pembelian mengirim surat oeder pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain

dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah

dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,

kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan membuat

laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang

dari pemasok.

e. Prosedur pencatatan utang.

Fungsi akuntansi memerikasa dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan

utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern terdiri dari :

a. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi

pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang.

4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat

yang lebih tinggi.

5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung dengan surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

c. Praktik yang Sehat

1) Surat pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

2) Surat order pembelian bernomor urut tercetakdan pekaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiaanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing

dari berbagai pemasok.

5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian

dari fungsi pembelian.

6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan

tembusan surat order pembelian.

7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur

tersebut diproses untuk dibayar.

8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam

buku besar.

9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai.

10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas”

oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikrimkan kepada

pemasok.

Gambar bagan alir sistem pembelian (lanjutan)

Catatan :

SPP : Surat Penerimaan Pembelian

SOP : Surat Order Pembelian

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

PH : Penawaran Harga

E – Business (Electronic Business)

Sejarah dalam perkembangan E-Bussiness

E-business adalah E-business (Inggris: Electronic Business, atau “E-business”) dapat diterjemahkan sebagai kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dengan menggunakan sistem informasi komputer. Istilah yang pertama kali diperkenalkan oleh Lou Gerstner, seorang CEO perusahaan IBM ini, sekarang merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan menggunakan teknologi Internet. E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Dalam penggunaan sehari-hari, E-business tidak hanya menyangkut e-commerce saja. Dalam hal ini, e-commerce lebih merupakan sub bagian dari E-business, sementara E-business meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet. Sebagai bagian dari E-business, e-commerce lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai goal untuk menambah revenu dari perusahaan.

e-commerce adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. e-commerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-commerce ini sebagai aplikasi dan penerapan dari E-business (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E – Business (Electronic Business) merupakan interaksi eksternal organisasi dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor pemerintah, dan media massa juga termasuk penggunaan teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internalnya.

Bab ini akan memberikan pemahaman dasar kepada para akuntan dan professional sistem mengenai peluang dan resiko. Dengan menguasai ini, para akuntan dan professional sistem akan lebih siap untuk secara aktif berpartisipasi dalam perencanaan, desain dan pengolahan langkah – langkah awal e – business organisasi.

Berdasarkan beberapa definisi e-bisnis yang dikemukakan di atas, kita dapat menggabungkannya ke dalam suatu definisi e-business yang utuh dengan melihat kesamaan dari setiap definisi tersebut dan menggabungkannya. Kesamaan tersebut dapat kita lihat dari beberapa sudut pandang, yaitu pelaku e-business, alat atau media atau sumber daya yang digunakan, objek atau kegiatan yang menjadi sasaran, tujuannya, dan keuntungan yang diberikan. Hasilnya sebagai berikut:

• Pelaku E-Business

- Organisasi, konsumen, perusahaan, supllier, pekerja, rekan bisnis

• Alat/Media/S umber Daya yang Digunakan

- Teknologi informasi dan komunikasi

- Komputer, data yang telah terkomputerisasi

- internet

• Kegiatan Sasaran

- Kegiatan bisnis

- Proses bisnis utama

- Pembelian, penjualan,pelayanan, transaksi

- Operasi bisnis utama

• Tujuan

- Koordinasi, Komunikasi, dan Pengelolaan organisasi

- Transformasi proses bisnis

- Sharing informasi

• Keuntungan

- Pendekatan yang aman, fleksibel, dan terintegrasi

- Memberikan nilai bisnis yang berbeda

- Efisien

- Peningkatan produktivitas dan keutungan

Contoh: Harian Kompas yang juga memiliki e-bisnis Kompas Online. Kompas menjalankan

proses bisnis utamanya berupa penyediaan berita dan distribusinya, tidak lagi hanya melalui

media cetak saja tetapi juga melalui internet. Keutungan yang dapat diberikan Kompas online

dapat diakses oleh seluruh penduduk di Indonesia (bahkan dunia), up to date, memangkas

biaya kertas, dapat diakses 24 jam, dll

JENIS E-BUSINESS KARAKTERISTIK

B2C (Business to Customer)

• Antar organisasi dan perorangan

• Nilai uang yang dilibatkan lebih kecil

• Transaksi satu waktu (tidak sering terjadi)

• Secara relatif sederhana

B2B (Business to Business),

B2G (Business to Government),

serta

B2E (Business to Education) • Antar – Organisasi

• Nilai uang yang dilibatkan lebih besar

• Hubungan yang kuat dan berkelanjutan

• Pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan

• Lebih kompleks

adapun INFRASTRUKTUR UNTUK E-BUSINESS

Jenis – jenis Jaringan dalam E-bussiness yaitu

• Local Area Network (LAN)

Adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan yang lain (biasanya dalam satu gedung).

• Wide Area Network (WAN)

Adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang mencakup wilayah geografis yang luas.

• Value Added Network (VAN)

Adalah sistem komunikasi jarak jauh yang didesain dan dikelola oleh suatu perusahaan yang independen.

Software Komunikasi

Fungsi software komunikasi :

• Pengendali akses, menghubungkan dan memutuskan hubungan antar-berbagai peralatan.

• Pengelola jaringan, mengumpulkan data untuk memeriksa kesiapan peralatan jaringan untuk mengirim atau menerima data.

• Pengiriman data dan file, mengontrol pengiriman data diantara berbagai peralatan.

• Pendeteksian dan pengendali atas kesalahan, memastikan bahwa data yang dikirim benar-benar merupakan data yang diterima.

• Keamanan data, melindungi data selama pengiriman dari akses pihakyang tidak berwenang.

Contoh Pengguna E-Business

1. Tukang Baso

Tukang baso yang menggunakan kalkulator untuk menghitung laba rugi tidak termasuk e-

business karena kalkulator hanyalah alat elektronik yang digunakan untuk kalkulasi dan

tidak termasuk dalam teknologi informasi. Tukang bakso dapat masuk ke kategori e-business

jika tukang bakso menggunakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya.

Misalnya penggunaan Supply Chain Management (SCM) untuk mengelola rantai pasok

usahanya.

2. Pedagang Elektronik di ABC

Jika pedagang elektronik di AB C tidak menggunakan teknologi informasi yang mendukung

proses bisnis utama, maka pedagang elektronik di ABC tidaklah termasuk dalam e-

business.Jika pedagang elektronik di ABC mengunakan eBay.com atau Amazon.com sebagai

tempat penjualan alat-alat elektronik maka bisa dikatakan ia telah melakukan e-business

karena telah menggunakan web/internet untuk penjualan.

3. Amazon.com

Amazon.com termasuk ke dalam e-business, khususnya e-commerce, karena menjual

barang-barang menggunakan web/internet kepada pelanggan.